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Internet, intranet, extranet, automatização de tarefas, software, etc
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Para tirar verdadeiro partido da Limpeza Automática, é necessário configurar em conformidade o acesso ao correio electrónico.
Existem várias formas de acesso; clique no método que utiliza para saltar para a secção relevante.
O IMAP (Internet Message Access Protocol) acede directamente à conta no servidor; tudo o que lá chega é transferido para o computador local, e o que for eliminado de um lado desaparece do outro.
De certa forma funciona como o Webmail, excepto que pode ser configurado para manter uma versão local das mensagens e assim dispensar uma ligação permanente à Internet. É importante não considerar esta funcionalidade como uma forma de arquivo, porque o que for eliminado de um lado sê-lo-à também do outro.
Se decidir activar a Limpeza Automática e não pretender trocar o IMAP pelo POP3, aconselhamos a que crie um sistema de arquivo paralelo. Pode, por exemplo, configurar um computador com POP3 para transferir cópias das mensagens novas. O acesso normal poderia continuar por IMAP mas as mensagens eliminadas pela Limpeza Automática permaneceriam no referido computador com POP3.
Uma outra solução seria criar regras que duplicassem as mensagens para uma pasta local e independente do servidor. Podemos adiantar que a maioria dos programas de acesso ao correio electrónico suporta esta funcionalidade, mas não temos guias actualmente disponíveis para o ajudar.
O POP3 (Post Office Protocol) transfere mensagens para o computador local, normalmente eliminando-as depois do servidor (no entanto, é quase sempre possível inibir esse comportamento).
É fundamental inibir a eliminação de mensagens transferidas do servidor. Temos os seguintes guias para o ajudar na configuração dos programas mais comuns:
Há um pormenor a ter em conta quando se enviam mensagens por Webmail ou por IMAP — é que o POP3 não assume responsabilidades no que toca a correio enviado. Se não se tomassem medidas, as mensagens enviadas não seriam arquivadas localmente, e com o tempo seriam irremediavelmente destruídas pela Limpeza Automática.
Para contornar este problema, sempre que acede ao seu correio por POP3, as mensagens enviadas pelos outros protocolos são movidas para junto das mensagens entretanto recebidas. Desta forma, são transferidas pelo utilizador que depois lhes pode dar o tratamento adequado. É inclusive possível definir regras que coloquem automaticamente estas mensagens no sítio certo.
O Webmail permite ler e enviar mensagens através do seu navegador; tem, por isso, a clara vantagem de não exigir qualquer instalação ou alteração no computador de acesso. Por outro lado, requer uma ligação à Internet sempre que seja preciso trabalhar com o correio electrónico.
Se utiliza exclusivamente o Webmail, tem de estar ciente que não existem cópias das mensagens no computador local — ou seja, as mensagens eliminadas não são recuperáveis.
Se decidir activar a Limpeza Automática, aconselhamos a que configure o seu computador local para transferir correio por POP3; assim, continua a aceder normalmente por Webmail às mensagens recentes, enquanto as outras vão sendo arquivadas no sistema local.
Propomos a seguinte estratégia para optimizar o espaço que contratou à QI sem perder o histórico de mensagens:
O primeiro e segundo ponto encarregam-se de transferir as mensagens para o computador local, onde podem ser arquivadas e geridas da melhor forma. O terceiro, activa a eliminação automática de mensagens antigas para libertar espaço no servidor e, em última análise, reduzir custos.
As mensagens recentes continuarão disponíveis e acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora.
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