Limpeza Automática de Correio Antigo

Este documento descreve um sistema disponível apenas para clientes da QI que tenham contratado o serviço de correio electrónico.

O correio electrónico está seguramente entre as aplicações Internet mais utilizadas. Todos os dias trocam-se milhões de mensagens; cada qual é informação, cada qual ocupa espaço. E este, como qualquer outro recurso finito, tem de ser gerido.

O sistema descrito foi desenvolvido pela QI para optimizar o uso do espaço contratado pelos seus clientes, eliminando automaticamente as mensagens antigas.

O Problema

Com o passar dos anos qualquer profissional acumula uma quantidade incrível de mensagens, que exigem determinado espaço no disco. Mais cedo ou mais tarde, tem de ser feita alguma coisa.

Todas as contas de correio electrónico, sem excepção, têm uma quantidade máxima de espaço disponível. Uma vez ultrapassado esse limite, as mensagens novas são rejeitadas e retornadas ao remetente. Não é uma estratégia ideal para profissionais.

A tendência crescente da mobilidade é outro factor a ter conta. Tradicionalmente, o correio era transferido para o computador local e eliminado do servidor — o que mitigava o problema do espaço à custa da mobilidade. Contudo, nos últimos anos surgiu a necessidade de aceder ao correio electrónico de qualquer lado — de casa, de um hotel, etc — e ganharam popularidade métodos de acesso como o Webmail ou o IMAP.

Neste novo paradigma, as mensagens têm de permanecer no servidor para assegurar a premissa de disponibilidade total — logo, o espaço tem de ser gerido.

Por muito espaço que tenha contratado, eventualmente vai ter que eliminar manualmente as mensagens de que já não necessita. Nós criamos uma alternativa.

A Limpeza Automática

O mecanismo corre todas as noites e começa por determinar se a taxa de ocupação do espaço está acima de uma determinada percentagem. Note que somente nesse caso poderá haver eliminação de correio.

Só são elegíveis para eliminação as mensagens que reúnam as seguintes condições:

Já foram lidas;
Não são acedidas há um determinado tempo;
Não estão em pastas permanentes.

Recapitulando:

Só há eliminação de espaço quando a taxa de ocupação alcança um determinado limite;
As mensagens não lidas nunca são eliminadas;
As mensagens colocadas em pastas permanentes nunca são eliminadas.

Será notificado quando o espaço libertado pela limpeza não é suficiente para manter uma taxa de ocupação considerada segura. Poderá optar por remover ficheiros manualmente ou por contratar mais espaço. O objectivo deste mecanismo é exactamente tornar raras estas situações.

Note que o correio «vivo» deverá continuar disponível, embora as mensagens antigas vão sendo descartadas para ceder espaço às novas. É um compromisso entre disponibilidade e sustentabilidade.

Pastas Permanentes

Há mensagens cuja validade não depende da idade, e nunca devem ser eliminadas. O conceito de Pastas Permanentes permite à Limpeza Automática lidar com estes casos.

Quase todos os programas e interfaces Webmail permitem organizar o correio electrónico por pastas. A Limpeza Automática considera qualquer pasta com o nome entre «[]» como permanente; por exemplo, nunca seriam eliminadas mensagens de uma pasta chamada [Importante].

Consulte o guia Como Criar Pastas no RoundCube. O RoundCube é a interface Webmail preferencial disponibilizada pela QI.

Vantagens e Desvantagens

As vantagens:

Permite contratar menos espaço (e, reduzir custos);
Elimina, ou reduz, a necessidade de eliminar mensagens manualmente para libertar espaço;
Evita situações em que as mensagens não são recebidas devido ao esgotamento do espaço disponível;
As mensagens recentes continuam a poder ser acedidas de qualquer parte do mundo, sem pôr em causa o espaço disponível.

E as desvantagens:

O servidor não pode ser utilizado como arquivo morto ou cópia de segurança integral do correio electrónico.

Acreditamos que, para a maior parte dos utilizadores, as vantagens superam claramente as desvantagens. Outro factor importante, é a possibilidade de personalizar os parâmetros que controlam quando e que mensagens são eliminadas.

A Mecânica da Limpeza Automática

Este mecanismo depende de dois componentes fundamentais:

Uma rotina executada todas as noites no servidor, que é quem efectivamente descarta o correio antigo;
Configuração específica do programa que utiliza para aceder ao correio electrónico.

Em relação ao segundo ponto, o acesso ao correio deve ser feito por POP3 (que é o protocolo mais comum), mas configurado de forma a não eliminar mensagens no servidor. Por regra, o POP3 transfere mensagens para o computador local e apaga-as do servidor logo em seguida; mas virtualmente todos os programas permitem alterar este comportamento.

O Essencial Sobre Protocolos

No correio electrónico sobre a Internet, os protocolos de acesso relevantes são o POP3 e o IMAP. O primeiro é o mais antigo e o mais simples, pois limita-se transferir as mensagens do servidor para o computador local, normalmente eliminando-as do servidor logo em seguida.

O IMAP mantém a informação do servidor sincronizada com a local; tudo o que chega ao servidor é copiado para o computador local, e o que é eliminado localmente é removido do servidor.

O Webmail, é uma interface e não um protocolo, mas também entra no conjunto de opções disponíveis. Permite aceder ao correio através de um simples navegador. É semelhante ao IMAP, com a importante diferença de as mensagens não ficarem guardadas localmente, o que implica que tem de haver uma ligação permanente à Internet.

Subscrever a Limpeza Automática

Este serviço é opcional e não implica qualquer custo adicional. Se pretender aderir, tem de:

Comunicar-nos que pretende activar a Limpeza;
Configurar o seu programa de acesso ao correio electrónico (consulte o nosso guia).

Parametrização

Pode escolher personalizar os parâmetros que seleccionam as mensagens a eliminar. Os valores predefinidos devem ser indicados para a maior parte dos casos, mas pode pretender outras regras para as suas contas de correio electrónico.

Os parâmetros que interessam são:

Taxa de Ocupação: Percentagem de ocupação a partir da qual faz sentido eliminar mensagens para libertar espaço. Por exemplo, uma taxa de 70% num alojamento de 1000mb define que a limpeza deve acontecer quando o espaço ocupado ultrapassar os 700mb.

Valor predefinido: 70%.
Idade: Número de dias a partir do qual uma mensagem pode ser eliminada, desde que:
- Já tenha sido lida;
- Não esteja numa pasta permanente.
Valor predefinido: 90 dias.

Mais Informações

Esteja à vontade para nos contactar caso de necessite de esclarecimentos adicionais.

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